北京体育大学教育基金会档案管理制度

基金字[2018]10号

第一章 总 则

第一条 为了确保北京体育大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，保障基金会各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《北京体育大学档案管理办法》，制定本制度。

第二条 本制度所称档案，包括纸制档案和电子文档两大类，对其进行分别管理。

第三条  档案工作是基金会管理工作的重要组成部分，是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会要认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，以确保和维护基金会档案的完整和安全。基金会各成员应遵守本制度，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章 档案归档范围

第四条  档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

1、基金会要执行上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

2、需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；

3、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证；

4、领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）基金会的文件材料

1、理事会及相关工作会议的会议文件，以及各种声像材料；

2、基金会成立、变更、印章、章程、制度等文件资料；

3、基金会的请示与上级部门的批复文件；

4、基金会年检、考核、评估材料；

5、基金会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

6、基金会财务、审计资料等；

7、基金会发展数据统计报表和统计分析资料；

8、基金会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

9、基金会与企事业单位、社会组织、个人签署的协议、合同、备忘及需要执行的法规性文件；

10、基金会重要项目的立项、审批、运作、资金使用、成果等全过程资料；

11、基金会奖惩等文件材料；

12、其他具有保存价值的文件材料。

第三章 归档要求及时间

第五条归档具体要求为：

（一）按照归档范围，将具有保存利用价值的纸质文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

（二）按照归档范围，将具有保存利用价值的电子文件材料收集齐全、完整，根据文件内容科学建立文件夹，统一备份存档。

（三）声像档案应建立对应的归档单，写明摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（四）档案管理员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。档案管理员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。

第六条 归档的时间为：

（一）年度内档案由专人集中统一保管。

（二）年度档案于每年四月底前将上年度部门档案整理归档，纸质档案应科学整理、标明内容，电子档案应进行完整备份。

第四章 档案的保管和移交

第七条 除尚未完结的项目外，其余档案按照《北京体育大学档案管理办法》整理后移交北京体育大学档案馆统一保管。

第八条 查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案管理员同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出办公室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

第九条 查阅档案时应严格遵守保密纪律；不得擅自向他人传播档案内容；不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件。

第十条 档案不得借出、不得携带出境。如确因工作需要，经签批可借用相关档案资料，但应按照规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第十一条 杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第五章 保管期限和销毁

第十二条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中，永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案的保管时间为5年。本办法规定的档案保管期限为最低保管期限。

第十三条 档案的保管期限由基金会秘书处依据具体情况确定：

（一）凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；

（二）凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；

（三）凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为短期。

（四）对于会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》的相关规定执行。

第十四条 档案保管员将已到保管期限的档案交秘书长鉴定，秘书处提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

第十五条 销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

第六章 附 则

第十六条 本制度由北京体育大学教育基金会秘书处负责解释。

第十七条 本制度2018年12月1日由北京体育大学教育基金会第一届理事会第2次会议通过起执行。